Rechtliche Dokumente – Datenschutz bei Mentortools

Wenn Du Mentortools für Deine Online-Kurse, Deinen Mitgliederbereich oder Deine digitalen Inhalte verwendest, werden dabei personenbezogene Daten Deiner Teilnehmer verarbeitet.

In dieser Anleitung zeigen wir Dir, welche Rolle Mentortools bei der Datenverarbeitung übernimmt, welche Daten typischerweise verarbeitet werden und welche Informationen Du für Deine eigene Datenschutzerklärung verwenden kannst.

Am Ende findest Du außerdem eine Musterklausel, die Du als Ausgangspunkt für Deine eigene Datenschutzerklärung verwenden kannst.

Wichtiger Hinweis: Die Informationen und die Musterklausel in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar und sind nicht rechtlich verbindlich. Die Musterklausel ist lediglich eine Formulierungshilfe. Bitte lass Deine Datenschutzerklärung von einem Anwalt, Datenschutzbeauftragten oder einer anderen entsprechend qualifizierten Stelle prüfen und passe sie an Dein konkretes Angebot und die von Dir eingesetzten Dienste an.

1. Wer ist für die Daten Deiner Teilnehmer verantwortlich?

Wenn Du Mentortools für Deine Kurse oder Deinen Mitgliederbereich einsetzt, bist Du als Kursanbieter grundsätzlich der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten Deiner Teilnehmer, Mitglieder und Interessenten.

Mentortools übernimmt bei der Bereitstellung der Plattform die Rolle des Auftragsverarbeiters.

Das bedeutet vereinfacht:

• Du entscheidest, für welche Zwecke die Daten Deiner Teilnehmer verarbeitet werden.

• Mentortools stellt Dir die technische Plattform zur Verfügung und verarbeitet die entsprechenden Daten in Deinem Auftrag.

• Zwischen Dir und Mentortools wird dafür ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Für Daten, die Mentortools zur eigenen Vertragsabwicklung mit Dir verarbeitet, ist Mentortools selbst Verantwortlicher.

2. Welche Daten werden über Mentortools verarbeitet?

Abhängig davon, welche Funktionen Du verwendest, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Kontaktdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer

• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse und verschlüsselt gespeichertes Passwort

• Nutzungsdaten: beispielsweise Kursfortschritt und aufgerufene Inhalte

• Technische Daten: beispielsweise IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit eines Zugriffs

Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und sind auch für Administratoren nicht im Klartext einsehbar.

Hinweis: Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO werden von Mentortools nicht planmäßig verarbeitet und sollten nicht über die Plattform erhoben werden.

3. Wo werden die Daten gespeichert?

Mentortools AG hat seinen Sitz in der Schweiz.

Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO.

Die Speicherung der Kursdaten erfolgt auf Servern in Deutschland. Hierfür werden Hetzner Online GmbH und Amazon Deutschland Services GmbH (AWS) eingesetzt.

Für bestimmte Funktionen kommen weitere Unterauftragnehmer zum Einsatz, beispielsweise:

• Mandrill / Mailchimp für transaktionelle E-Mails wie Zugangsdaten oder Passwort-Resets

• bunny.net für die Auslieferung von Inhalten über ein Content Delivery Network

Bei einer Verarbeitung in den USA erfolgt die Absicherung – abhängig vom jeweiligen Anbieter – über den EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise über Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

4. Was gilt für optionale KI-Funktionen?

Mentortools bietet optionale KI-gestützte Funktionen an, beispielsweise den MentorAgent sowie Funktionen zur Erstellung von Inhalten, Bildern oder Videos.

Hierfür können derzeit unter anderem OpenAI, Anthropic, Google (Gemini), OpenRouter und fal.ai eingesetzt werden.

Diese Anbieter kommen nur zum Einsatz, wenn die jeweilige KI-Funktion aktiv genutzt wird.

Grundsätzlich werden dabei keine personenbezogenen Daten an die KI-Anbieter übermittelt. Eine Ausnahme besteht, wenn ein Nutzer selbst personenbezogene Daten in eine KI-Funktion eingibt. In diesem Fall wird die entsprechende Eingabe an den jeweiligen KI-Anbieter übermittelt.

Die Nutzung dieser Funktionen ist freiwillig.

5. Musterklausel für Deine Datenschutzerklärung

Den folgenden Text kannst Du als Ausgangspunkt für den Mentortools-Abschnitt Deiner eigenen Datenschutzerklärung verwenden.

Achtung: Diese Vorlage ist nicht rechtlich verbindlich und ersetzt keine Rechtsberatung. Sie muss an Dein konkretes Geschäftsmodell, Deine verwendeten Funktionen und Deine weiteren Anbieter angepasst werden.

Mustertext: Online-Kursplattform Mentortools

Für die Bereitstellung unserer Online-Kurse, Mitgliederbereiche und digitalen Inhalte nutzen wir die Plattform Mentortools. Anbieter ist die Mentortools AG, Hagenbuchstrasse 25, 9000 St. Gallen, Schweiz (nachfolgend „Mentortools“).

Wenn Sie sich für einen unserer Kurse registrieren oder unseren Mitgliederbereich nutzen, werden insbesondere folgende personenbezogene Daten auf der Plattform verarbeitet:

• Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer)

• Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und verschlüsselt gespeichertes Passwort)

• Nutzungsdaten (z. B. Kursfortschritt und aufgerufene Lektionen)

• technische Daten, die bei einem Zugriff anfallen (z. B. IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs)

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Kurszugangs und zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und stabilen Bereitstellung der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir haben mit Mentortools einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Mentortools verarbeitet die Daten ausschließlich nach unserer Weisung und zu den oben genannten Zwecken.

Mentortools hat seinen Sitz in der Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO. Die Speicherung der Kursdaten erfolgt auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH sowie Amazon Web Services über die Amazon Deutschland Services GmbH).

Soweit im Einzelfall Datenverarbeitungen in den USA stattfinden, stützt sich die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO (EU-US Data Privacy Framework) beziehungsweise auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 DSGVO.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bereitstellung des Kurszugangs nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bei Kündigung des Zugangs werden die zugehörigen Kursdaten unwiderruflich gelöscht. Gesetzlich vorgeschriebene Nachweisdaten bleiben für die Dauer der gesetzlichen Fristen gespeichert.

Mentortools setzt für den Versand transaktioneller E-Mails, beispielsweise für Zugangsdaten oder das Zurücksetzen von Passwörtern, den Dienst Mandrill (The Rocket Science Group LLC / Mailchimp, USA) und für die Auslieferung von Inhalten das Content Delivery Network bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slowenien) als Unterauftragnehmer ein.

Optional – nur aufnehmen, wenn Du KI-Funktionen gegenüber Deinen Teilnehmern aktiviert hast:

Die Plattform bietet optionale KI-gestützte Funktionen an. Dabei werden KI-Modellanbieter eingesetzt, derzeit OpenAI, Anthropic, Google, OpenRouter und fal.ai. An diese werden keine personenbezogenen Daten übermittelt, es sei denn, Sie geben personenbezogene Daten selbst in eine KI-Funktion ein. Die Nutzung dieser Funktionen ist freiwillig.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Mentortools findest Du in der Datenschutzerklärung von Mentortools.

6. Was musst Du zusätzlich berücksichtigen?

Die Musterklausel deckt nur die Verarbeitung über Mentortools ab.

Abhängig von Deinem Setup können weitere Abschnitte in Deiner Datenschutzerklärung erforderlich sein.

Zahlungsanbieter

Verkaufst Du Deine Kurse beispielsweise über Digistore24, CopeCart oder einen anderen Zahlungsanbieter, solltest Du diesen Anbieter gesondert in Deiner Datenschutzerklärung berücksichtigen.

Die Zahlungsabwicklung Deiner eigenen Produkte ist nicht Bestandteil der Auftragsverarbeitung durch Mentortools.

E-Mail-Marketing

Verbindest Du Formulare in Mentortools mit einem externen E-Mail-Marketing-System, können die eingegebenen Kontaktdaten direkt an diesen Anbieter übertragen werden.

Auch dieser Anbieter sollte entsprechend in Deiner Datenschutzerklärung berücksichtigt werden.

Externe Videos

Bindest Du beispielsweise Videos von YouTube, Vimeo oder anderen externen Plattformen in Deine Kurse ein, kann hierfür ebenfalls ein eigener Abschnitt in Deiner Datenschutzerklärung erforderlich sein.

Kostenlose Kurse

Bei kostenlosen Angeboten ohne Vertrag kann eine andere Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung erforderlich sein. Die in der Vorlage genannte Rechtsgrundlage sollte deshalb für Dein konkretes Angebot geprüft werden.

Zusammenfassung

Wenn Du Mentortools für Deine Online-Kurse oder Deinen Mitgliederbereich nutzt, bist Du grundsätzlich für die personenbezogenen Daten Deiner Teilnehmer verantwortlich. Mentortools verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in Deinem Auftrag.

Für Deine Datenschutz-Dokumentation sind vor allem drei Punkte wichtig:

• Schließe den Auftragsverarbeitungsvertrag mit Mentortools ab. Dazu findest Du hier unsere Anleitung

• Informiere Deine Teilnehmer in Deiner eigenen Datenschutzerklärung über die Nutzung von Mentortools.

• Berücksichtige zusätzlich alle weiteren Dienste, die Du selbst einsetzt, beispielsweise Zahlungsanbieter, E-Mail-Marketing-Systeme oder externe Videoanbieter.

Die Musterklausel in diesem Artikel kann Dir dabei als Ausgangspunkt dienen. Sie ist jedoch keine rechtlich verbindliche Vorlage und ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung.

Wir wünschen dir weiterhin viel Erfolg.

Zuzana, Jakob & das Team von Mentortools