Analytics & DSGVO - AVV & Datenschutz-Dokumentation

Zuletzt aktualisiert Vor 1 Tag

Wenn Du Mentortools für Deine Online-Kurse, Deinen Mitgliederbereich oder andere digitale Angebote nutzt, verarbeitet Mentortools personenbezogene Daten in Deinem Auftrag.

In dieser Anleitung erfährst Du, wie die Rollen zwischen Dir und Mentortools verteilt sind, wo Du Deinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) findest und welche Informationen Du für Deine eigene Datenschutz-Dokumentation benötigst.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Fragen zu Deinem konkreten Geschäftsmodell solltest Du Dich an einen Anwalt oder Datenschutzbeauftragten wenden.

1. Deine Rolle und die Rolle von Mentortools

Für die personenbezogenen Daten Deiner Kursteilnehmer, Mitglieder und Interessenten bist grundsätzlich Du als Kursanbieter der Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

Mentortools AG ist bei der Bereitstellung der Plattform Dein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Mentortools verarbeitet die entsprechenden Daten damit in Deinem Auftrag und nach Deiner Weisung.

2. Auftragsverarbeitungsvertrag mit Mentortools

Mentortools stellt Dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung.

Diesen findest Du direkt in Deinem Mentortools-Konto.

Schritt 1: Öffne die Einstellungen

Klicke auf das Zahnradsymbol und öffne die Einstellungen.

Schritt 2: Öffne „Analytics & DSGVO“

Navigiere anschließend zum Bereich:

Analytics & DSGVO

Schritt 3: Öffne den DSGVO-Vertrag

Wähle dort den entsprechenden Bereich für den DSGVO-Vertrag aus.

Hier kannst Du den Auftragsverarbeitungsvertrag herunterladen.

Schritt 4: Ergänze Deine Firmendaten

Der Vertrag wird von Mentortools bereits unterzeichnet bereitgestellt.

Ergänze anschließend Deine eigenen Firmendaten und unterzeichne den Vertrag.

Bewahre ein Exemplar für Deine Unterlagen auf. Du musst den Vertrag nicht an uns zurücksenden.

3. Welche Daten verarbeitet Mentortools?

Im Rahmen der Auftragsverarbeitung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Kontaktdaten wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer

  • Zugangsdaten wie E-Mail-Adresse und verschlüsselt gespeicherte Passwörter

  • Nutzungsdaten wie Kursfortschritt und aufgerufene Inhalte

  • technische Daten wie IP-Adresse und Zeitpunkt des Zugriffs

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO werden von Mentortools nicht planmäßig verarbeitet und sollten nicht über die Plattform erhoben werden.

4. Zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere für:

  • Registrierung und Login Deiner Teilnehmer

  • Bereitstellung des Mitgliederbereichs

  • Bereitstellung Deiner Online-Kurse

  • Anzeige und Speicherung des Kursfortschritts

  • Verarbeitung von Kontakt- und Eintragungsformularen

  • technischen Betrieb und Sicherheit der Plattform

  • Fehlerbehebung und Support

Mentortools verarbeitet die Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung nicht für eigene Zwecke, sofern keine gesonderte schriftliche Beauftragung vorliegt.

5. Wo werden die Daten gespeichert?

Mentortools AG hat seinen Sitz in der Schweiz.

Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO.

Die eigentlichen Kursdaten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Als Infrastruktur-Anbieter kommen Hetzner Online GmbH und Amazon Deutschland Services GmbH (AWS) zum Einsatz.

6. Welche Unterauftragnehmer werden eingesetzt?

Für den technischen Betrieb von Mentortools werden verschiedene spezialisierte Anbieter eingesetzt.

Dazu gehören insbesondere:

  • Hetzner Online GmbH – Server-Infrastruktur in Deutschland

  • Amazon Deutschland Services GmbH (AWS) – Server-Infrastruktur in Deutschland

  • Mandrill / Mailchimp – Versand transaktioneller E-Mails wie Zugangsdaten und Passwort-Resets

  • bunny.net – Content Delivery Network zur Auslieferung von Inhalten

Änderungen bei den Subprozessoren werden gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag entsprechend mitgeteilt.

7. Was gilt bei den KI-Funktionen?

Mentortools bietet optionale KI-gestützte Funktionen an, beispielsweise den MentorAgent sowie Funktionen zur Erstellung von Inhalten, Bildern und Videos.

Dabei können derzeit unter anderem folgende KI-Anbieter eingesetzt werden:

  • OpenAI

  • Anthropic

  • Google (Gemini)

  • OpenRouter

  • fal.ai

Diese Anbieter kommen ausschließlich zum Einsatz, wenn die jeweilige Funktion aktiv genutzt wird.

An die Anbieter werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten übermittelt. Gibt ein Nutzer allerdings selbst personenbezogene Informationen in eine KI-Funktion ein, wird diese Eingabe zur Verarbeitung an das jeweilige KI-Modell übertragen.

Die Nutzung der KI-Funktionen ist freiwillig.

Enterprise: Im Enterprise-Tarif können die KI-Funktionen mit einer lokal in Europa betriebenen KI bereitgestellt werden. Weitere Informationen erhältst Du unter support@mentortools.com.

8. Wie unterstützt Mentortools bei Betroffenenrechten?

Als Verantwortlicher musst Du unter anderem Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch bearbeiten können.

Mentortools unterstützt Dich gemäß AVV bei der Erfüllung dieser Betroffenenrechte.

Sollte eine Anfrage eines Deiner Teilnehmer versehentlich direkt bei Mentortools eingehen, wird diese an Dich weitergeleitet.

9. Was passiert bei einer Kündigung?

Bei einer Kündigung des Mentortools-Service werden die verbundenen Webseiten und Daten unwiderruflich gelöscht.

Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften weiterhin aufbewahrt werden müssen, können für die Dauer der entsprechenden gesetzlichen Fristen gespeichert bleiben. Dazu können beispielsweise erforderliche Nachweise über Kauf- und Stornierungszeitpunkte sowie die dafür notwendigen Kontaktdaten gehören.

Zusammenfassung

Für Deine Datenschutz-Dokumentation solltest Du insbesondere folgende Punkte beachten:

  1. Du bist für die Daten Deiner Teilnehmer grundsätzlich der Verantwortliche.

  2. Mentortools verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter.

  3. Dafür stellt Mentortools Dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung.

  4. Den Vertrag findest Du in Deinem Mentortools-Konto unter Einstellungen → Analytics & DSGVO.

  5. Zusätzlich solltest Du die Verwendung von Mentortools in Deiner eigenen Datenschutzerklärung transparent beschreiben.

  6. Andere von Dir eingesetzte Anbieter – beispielsweise Zahlungsanbieter, E-Mail-Marketing-Systeme oder externe Video-Plattformen – musst Du separat berücksichtigen.

Wichtig: Diese Informationen dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.

Wir wünschen Dir weiterhin viel Erfolg.

Zuzana, Jakob & das Team von Mentortools